面試: 在新冠疫情期间公司生产面临的挑战

新冠疫情对各家企业提出了挑战,尤其是那些参与了抗击新冠病毒的企业。  
对于新的新冠病毒检测系统,我们将我们专利传动技术与聚酰胺顶盘相结合,后者能够安静、准确地输送散装物料。时间安排非常紧张 — 这个供料解决方案从订购到交付不到三个星期。 

从 Afag Automation 北美分公司总经理 Helmut Niederer 和 Afag 有限公司工程项目经理 Peter Vollmer 讲述中我们学到了什么。关于新冠疫情期间公司生产面临的挑战的采访

我们正处于怎样的一个时代,会有什么后果?

采访者:
我们之前对此谈过一些,你们在很短的时间内就帮助 Lanco Inc 公司及其最终客户很快地将新冠检测条试剂盒投放市场。这是一个相当热门的话题。在过去几个月,你们在工作中是如何应对的?在这样的特殊时期,你们是如何处理项目管理的,你们甚至完全无法预见,或者只能预见几天之内的情况?

Helmut Niederer:
这个特殊时期无论如何都是一个挑战。我们必须重新考虑我们过去用其它方式处理的许多事情。我们现在必须更快地采取行动。但是,事实表明,我们手中有一幅好牌,第一次被迫打出来。一夜之间,我们开始使用我们的工具,突然之间,我们是一家在美国和欧洲都有分支机构的企业再也不重要了,相反,突然之间,我们第一次在这里抓住了机会。

Peter Vollmer:
在过去几个月,形势要求我非常迅速地采取行动。我们必须始终快速地作出决策和反应。在这方面,甚至在新冠疫情结束之后也会开拓我们的眼界。对于我们来说,在线会议突然变成了当下最紧急的要务,以这个方式的高质量沟通今后也将非常有用。

采访者:
所以,这是不是有点像“虚拟篝火”——其实这种沟通方式几十年来一直存在——可以帮助你们在困难时期很好地,甚至更好地管理项目?

Peter Vollmer:
现在再说这个话题已经不重要了,但是确实如此。我们一直有很好的项目管理,但新冠疫情,尤其是我们即将谈到的项目,迫使我们要特别有效和高效地开展工作。对此,一个非常简单的手段可以帮助我们。无论是内部会议还是与客户打交道的会议,我都对在线会议的高专业水平着迷。

Helmut Niederer:
我也同意这一点。在如今艰难的项目大环境下,应该避免无效时间。在这方面,我们一起做得很好。同样,我看到我们在危机时期更有效和更高效地沟通,显著地提高了相互之间的协调。

采访者:
在可能将项目规划得非常糟糕的混乱时期,需要更好地予以控制,这样认为是对的吗?

Peter Vollmer:
绝对正确。最主要的是,必须更加务实地控制项目,对此,人与人之间的沟通就是至关重要的。以前我们会写邮件,可能要等好几天才能收到回信。现在,我们就会立即召开一个决定性的会议交换意见,从而能够采取行动。由此可以看到,居家办公并不是只有缺点。我们习惯了更快地,更重要的是共同地作出决定。这就为工作奠定了坚实的基础,即使对于不确定性很大的项目。


我们来谈谈 Lanco 项目吧

采访者:
也许我们想更详细地了解一下这个正在讨论的项目。由于当前的危机局面,项目可能会取得非同寻常的成功,这似乎适合讨论一下。你们所说的 Lanco 项目究竟有什么特点?

Peter Vollmer:
我先简单地介绍一下这个项目的任务是什么。最终客户在很短的时间内就需要新冠病毒检测设备,以对美国需要大幅提高新冠病毒检测能力的情况作出响应。我们的一个直接客户必须为此尽快提供装配好的一次性诊断部件。Afag 的任务是,为这些装配设备提供自动化输送系统,这将有助于生产这种诊断设备。对我来说,最大的挑战是时间压力,这也使一切更加复杂。例如,我们迫切需要在最终客户的生产或工作流程中所使用零件的样件,以开发、配置和测试我们的输送系统。在这种情况下,时间紧迫就使得这么的重要初始数据有时甚至无法提供,或者很晚才能提供。由此,我们就需要不断地作出假设,在项目进展过程中灵活地对此验证和纠正。

Helmut Niederer:
在我看来,这个项目的特点是同时有三个危险因素。时间非常紧迫,我们以前也做过类似的事,但不是在这样的条件下。我们为一个新的最终客户工作。此外,这个最终客户一开始对我们持怀疑态度。客户担心,一家在美国当地的输送系统生产商/零部件供应商是否能在如此时间紧迫的情况下向他们提供支持。

采访者:
让我们再来看一下紧迫的时间表。

Helmut Niederer:
是的,对于这样的订单项目期限一般是 12 周,在不利影响的情况下甚至可以是 24 周。 
 
我们在三周之内就交货了。顺便说一句,我们已经承诺的交付时间是六周,而且这已经是非常快的速度了。

Peter Vollmer:
现在就看到了,是哪里花费时间太多了。在这样的大环境下,必须把项目控制和项目管理做到尽善尽美。不能遗忘任何东西,这是至关重要的。这一点特别重要,因为在项目进展过程中,不会因为想速度特别快地实施项目,就不碰到对于项目至关重要的障碍。为此,必须始终了解最新进展。

采访者:
你们是如何做到的呢?

Peter Vollmer:
你看,现在我们又再回到我们之前的话题——沟通。在项目过程中,我们非常重视每天在视频会议时以分发布局图、视频和图像的形式向参与各方展示取得的部分成果,并获得他们的直接反馈。这有助于加深我们相互之间的理解,最大程度地减少误解,并使我们能够共同快速做出即使在之后也经得起考验的决策。通过这种方式,我们经常会一起很快地克服一些障碍,否则会产生很复杂的协调工作。同样重要的是,我们在协调工作时始终同时讨论解决方案和备选方案。否则,这样有效的项目控制是不可能的。


在这样的项目中,成功的主要因素是什么?

采访者:
现在就可以理解了,这个项目成功的主要因素在哪里。

Helmut Niederer:
是的,第一点非常重要:尽管我们彼此之间并不十分了解,却进行了干净利落的、建设性的讨论。我们一直将人与人之间的定期沟通置于重要位置...

Peter Vollmer:
...并且始终建设性地展望未来。但是正如我刚刚提到的那样,正是因为我们一直是根据具体的解决方案场景展开讨论的,所以我们很容易务实地达成共识。以前的任务计划书是很好,但是随着设计阶段的进展,总是要做出一些权衡的决策,对此必须与客户进行讨论:“这里特别重要的是什么?针对最初要求究竟是能简单地实现,还是需要精准地实现?”对于不同的情况,结果可能会有所不同。在这里,我们有一个客户,他和我们一起迅速确定了各个因素的优先度。
最重要的是,这可以通过特别透明地工作来实现。我们在开展工作的过程中始终让客户参与进来,并不断向他们介绍情况。归根结底,这不仅能极大地提高效率,同时也是一项至关重要的建立信任措施。事实证明,我们并没有辜负我们赢得的极大信任,相反,我们一起创造了一些美好的事物。

Helmut Niederer:
没错,我们始终共同致力于该设备之后能按照要求的质量标准正常工作,并尽快完工。在这方面,我们共同舍弃下许多不太重要和不太有决定性意义的要素。

Peter Vollmer:
我们不断地谈论了沟通这个话题。我认为,在这个项目中非常有帮助的是,在每次需要决策的时候我们都能找到正确的人选。 
也就是说,我们随时都可以做出决策。

Helmut Niederer:
另一方面,我感到自豪。在过去,我们总觉得,我们的各个分公司被一个大池塘分隔开的事实,更像是一种阻碍。这次,我们将其充分利用为我们的优势。当我们在欧洲的同事们晚上睡觉时,美国的工作还在继续——当然,反之亦然。当然,这也有助于避免无效工作。顺便说一句,我认为我们正在谈论一个可以推广到其他项目的经验。如果需要的话,我们甚至在这里有了一个无形的竞争优势,我们首次能够将其利用。

采访者:
事实上,我们在这里谈论的是可以相对容易地推广到其他项目中的因素,因为它们不太与项目内容相关,而是与结构清晰的项目管理、明确的项目控制和相互之间的和谐共处相关,是这样吧?

两位受访者:
绝对是!

Helmut Niederer:
当然,一些特别的成功因素并不是那么容易推而广之的。我们之前面临相当大的政治压力。官至美国总统,每个人都认为自己需要这些测试设备,马上就要。当然,这已经是一种特殊的情况了。在这种情况下,还会在董事会一级进行电话联系,以确保对这类项目给予适当的关注。


Peter Vollmer:
是的。但是,当然局势的严重性给予我们内心的动力。我们一直在报纸上读到有越来越多的病人,越来越多人的死亡。当然,每个人都想帮忙,这已经是一种特别的推动力。在这个项目中,贯穿整个供应链的每个人都明显产生了一个感觉:“我们同舟共济”。当然,这是一个非常特别的发展变化。

Helmut Niederer:
没错,每天在媒体和社交平台上这都是热门话题。在情感层面上,我们感到一种我们从未见过的认同感。


从中可以学到什么?

采访者:
现在,我们已经谈到了有可能推广到其他项目的因素。当然,另一方面,我们在这个新冠疫情项目上面临着一个非常特殊的挑战。你们认为,哪些主要经验是可以推广的?有什么你们或许甚至想和同事分享的吗?

Helmut Niederer:
首先,有趣的是,尽管面临重大挑战,但这次没有出现经典的“经验教训”。事实上,我们这次做的与下一次将要做的几乎没有什么不同。正如 Vollmer 先生已经多次提到的那样,重要的一点是沟通质量问题。对此人们实际上可以随时关注。我认为,我们因此可以特别积极地转化这种发展变化,是因为我们一向公开和透明,并且我们以前也是定期交流的。我一开始提到过无效工作的问题。我认为这就是让项目结构清晰地高效运行的关键。

Peter Vollmer:
完全正确,进行这种沟通的数字化手段其实早就存在了。也许在新冠疫情之前,人们对此视而不见。现在,我们达到了这种交流水平,我们肯定不会让其丢失,在与其他客户打交道时也会使用。

采访者:
是否还有其他可以推广的成功因素?

Peter Vollmer:
绝对有。如果允许我向同事介绍经验,那么事实就是,在极其动态的环境中必须要非常认真地对待项目管理。管理的工作越多,额外的工作就越少。但是,认真的项目管理和良好的项目沟通可以确保敏捷性,而这种敏捷性人们经常只是谈谈而已。

Helmut Niederer:
最后,也许还有点哲理的是:良好的沟通当然也取决于人们相互倾听。正如在我们的新冠病毒项目中非常明显感受到的一样,由此为我们的相互理解以及扎实的项目基础奠定了前提条件。这实际上就是我们所做的,可以推广开来的事情。

采访者:
非常感谢这次有趣的访谈。

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"Suddenly, we are really tapping into our potential for the first time." Helmut Niederer, managing director of Afag Automation North America "We are all in this together."